I vantaggi di averne uno e 6 consigli per scegliere quello giusto.

Il mondo del lavoro in Italia oggi non è lo stesso degli anni ’60. E chissà cosa avverrà tra 10 o 20 anni. Certo è che non si può non controllare le presenze dei dipendenti e conteggiare il tempo che ognuno trascorre a lavoro.

E allora, dalle firme, ai timbratori con cartellini a banda magnetica, RFID contactless o altre tecnologie, le soluzioni si sono evolute di pari passo con la tecnologia.  In ogni caso non si tratta solo di registrare ingressi e uscite: qual è la situazione di ferie e permessi della mia squadra? Chi è presente a lavoro in questo preciso momento della giornata? Quante volte Mario è entrato in ritardo negli ultimi tre mesi?

Amministrare gli aspetti del controllo del personale, anche nelle piccole realtà, con registri cartacei o con Excel comporta un enorme spreco di tempo, risorse ed energie. Allora… i software di controllo presenze sono solo per le grandi aziende? Assolutamente no!

Tante sono le esigenze, tante sono le soluzioni: l’era di internet, degli smartphone, del cloud e della quarta rivoluzione industriale ha generato nuove modalità di registrazione delle presenze per gestire e controllare il personale in maniera più flessibile, meno costosa e adatta anche alle realtà più piccole.

Ecco i nostri consigli per scegliere un software per il controllo presenze adatto alla tua azienda!

Attenzione! Uno degli errori più comuni nella scelta del software è optare per quello “della grande azienda collaudata che va per la maggiore”… per avere tante funzionalità… che probabilmente però non userai mai!

Consiglio n. 1 – Scegli una soluzione web/ in cloud. Prima di tutto questo significa che potrai utilizzare il software semplicemente tramite un dispositivo connesso ad internet. Le soluzioni web permettono di controllare la situazione da ovunque nel mondo, con la tua user e password da amministratore. In ogni momento e in ogni luogo avrai sotto controllo la situazione della tua squadra! Inoltre le soluzioni web sono più economiche e puoi usarle su un numero infinito di dispositivi senza aumento dei costi di licenza.  Infine con una soluzione in cloud avrai sempre l’ultima versione aggiornata del programma. Non correre il rischio acquistare licenze software di cui dopo poco tempo esce una nuova versione più performante!

Consiglio n. 2 – Scegli una soluzione che funzioni indipendentemente dal tipo di hardware usato per timbrare. Per “smarcare il cartellino” esistono lettori a banda magnetica, a Radio Frequenza, e altre tecnologie; ogni azienda sceglie quella che si adatta maggiormente alle proprie esigenze. Se possiedi già l’hardware accertati della perfetta compatibilità tra i tuoi dispositivi e il software che andrai a utilizzare. Se invece non hai alcun hardware, puoi valutare insieme ad un consulente la tipologia maggiormente adatta alla tua impresa. Scegliere un software che funzioni con tutti i tipi di hardware è la strada più semplice e sicura! Inoltre ci sono soluzioni efficaci con app abbinata che non hanno bisogno di timbratori fisici ma utilizzano gli smartphone o i tablet come marcatori temporali. Questi sistemi hanno costi contenuti e sono perfetti per le aziende piccole!

Consiglio n.3 – Scegli una soluzione che comunichi agevolmente con i gestionali e i software di elaborazione dei cedolini. I dati rilevati devono essere trasmessi automaticamente ai programmi utilizzati dai commercialisti e consulenti del lavoro. Potrai snellire le procedure, ridurre i costi di gestione ed evitare gli errori dovuti all’inserimento manuale dei dati nei programmi per le paghe.

Consiglio n.4 – Scegli una soluzione con funzionalità di reportistica e sezioni riservate per i dipendenti. Nel corso di utilizzo può essere utile consultare i report che riassumono le presenze e le assenze per periodo di ciascun lavoratore, il riepilogo delle ferie, dei permessi e degli straordinari, per avere sempre la situazione sotto controllo. Gli stessi dipendenti devono avere un accesso web riservato per il loro profilo. Potranno consultare online il proprio cartellino mensile in modo da verificare i dati giornalieri di presenza/assenza e altre operazioni.

Consiglio n. 5 – Scegli una soluzione che si possa pagare in base al numero di dipendenti, anche tramite canone mensile. L’avvio sarà molto più semplice, senza lunghe fasi di installazione. Inoltre questo ti permette di contenere le spese sia in fase iniziale che nel corso del tempo. L’investimento sarà basato sulla complessità della tua azienda e può crescere insieme a te!

Consiglio n. 6 – Scegli una soluzione che fornisca dati in real time. La rilevazione dei dati deve avvenire in tempo reale per permetterti di controllare, gestire e risolvere in modo immediato ed efficace i problemi legati ad assenze e\o ritardi dei dipendenti. La situazione aggiornata a 24h precedenti non ti può essere di alcun aiuto.

Per saperne di più, per una consulenza o una demo gratuita di Pich, il nostro software per la gestione del personale, contattaci!

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